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助成金データの入力及び提出

法務、管理、財務データ入力

受益者としての職務(コーディネーターを含む)

参加者ポータルへ行き、EUログインアカウントを使ってログイン。
「マイエリア」セクションのマイプロジェクトのページへ。
自身のプロジェクトを選択。
助成合意書が準備されているアクション(すなわち、プロジェクト)を選択。
適切なアクセス権を全てのパートナーに提供。
  • アクセスがまだ提供されていない場合は、参加者ポータルでプロジェクトにアクセスできるよう、コーディネーターに要求してください。受益者として、電子署名を提供するためにはアクセスが必要です。
  • コンソーシアムのコーディネータは、受益者のために情報を入力するまたは編集することが可能ですが、受益者を代表して署名することはできません。
  • 提案で示される組織の連絡担当者は、特定の役割を自動的に割り当てられ、助成金準備中にアクセス権が与えられます。
提案で表示される連絡先 助成金準備中に自動的に割り当てられる役割
全アクセス権をもつ連絡担当者 コーディネータ(CoCo)
研究者(PaCo)
読取専用権をもつ連絡担当者 チームメンバー
  • 助成合意書の準備、参加者ポータル上での締結に必要となる最低限の役割は、下記の通りです。
    コーディネーターに関しては以下の通り:
        o主要なコーディネータ(PCoCo)
        o法人に指名された代表者(LEAR)
        oプロジェクトの法律上の署名者(PLSIGN)

    受益者に関しては下記の通り:
        o主要なコーディネータ(PCoCo)
        o法人に指名された代表者(LEAR)
        oプロジェクトの法律上の署名者(PLSIGN)

    1人の人物が、上記複数または全ての役割を果たすことができます。
法律上の署名者を選択。
  • 助成合意書が締結される前に、各受益者の法人に指名された代表者(LEAR)は、助成金準備プロセス中に電子署名を提供し、受益者を代表する1人以上の法律上の署名者(LSIGN)を指名する必要があります。
    LEARとしてLSIGNの役割を組織に加えるためには、参加者ポータルにログインし、「My Organisations」のページを開き、青色のOR(組織の役割)操作ボタンをクリックしてください。これにより組織レベルでの役割編集が可能になります。
  • 法律上の署名者(LSIGN)の中から、特定のプロジェクトに署名可能な1人以上の法律上の署名者(PLSIGN)を選択します。組織内のLSIGNのリストは、参加者ポータルで入手できます。コーディネータまたは研究者(PaCo)として、「My Projects」ページを開き、黄色のPC(プロジェクトコンソーシアム)アイコンをクリックしてください。これにより組織レベルでの役割編集が可能になります。
  • PLSIGNの名前が助成合意書またはその加入フォームの前文に記載されることが予定されている、1人のPLSIGNを指定します。指名についての詳細は、役割およびアクセス権セクションを参照してください。
  • アドバイス:組織の内部規定により複数の署名が必要な場合、組織内部のプロセスを確立し、それに基づいて実行される必要があります。すべての必要な許可が与えられた場合のみ、欧州委員会のシステムにて電子署名が実行されるように徹底してください。これらの許可(署名)は、組織の通常の管理方法、例えば内部での紙ベースのプロセスによる方法に従い、収集され、保管され、現地でアーカイブされる必要があります。
宣誓書にサイン
  • プロジェクトにおける法律上の署名者(PLSIGN)は、助成合意書に署名する前に、各受益者を代表して、参加者ポータルで「宣誓書」に署名する必要があります。コーディネータは、他の受益者を代表して宣誓書に署名することはできません。
  • この宣言は、全ての受益者が規定に従い、EU助成金を受け取れない状況(例えば破産)にないことを保証するものです。
関連する第三者:PICを入力
該当する場合、関係のある第三者の参加者識別コード(PIC)を入力します。

指示に従って情報を入力

 

コーディネーターもしくは単独申請者としての職務

プロジェクト開始日の設定
プロジェクトを始まる予定の日付を設定します(アクション開始日)。
2つの選択肢があります。

  • 欧州委員会が助成合意書に署名した月の翌月の最初の日(初期設定選択)。
  • 必要に応じて、指定日を開始日とすることもできますが、通常開始日は合意書署名後であり、月の初日である必要があります。

指定日を開始日として登録する場合、選択の正当性を示すよう要求されます。プロジェクトにとって指定日が必要であることを証明した場合は、欧州委員会は、助成合意書に署名する前に開始日を受諾することができます。開始日は、助成申請が提出される日付に先行してはなりません(第130条、財務上の規制)。
助成合意書に署名する日が、合意した開始日の後に当たる場合、コンソーシアムまたは単独の申請者は、助成合意書が最終的に署名されない可能性に関連するリスクに対して責任を負うことになります。

全ての受益者のためにPICナンバーを確認
すべての受益者の参加者識別コード(PIC)が認証されているかを確認します(受益者の登録と認証、財務実行可能性の確認に関しては、助成マニュアルガイドを参照してください)。
関連する第三者:PICが認証されているかを確認
関連する第三者の参加者識別コード(PIC)が既に入力され、認証されたことを確認します。
提案の詳細を確認
プロジェクトに参加しているすべての組織(受益者と、該当する場合は関連する第三者)が、提案に明記される者と適当しているかを確認します。適合している場合のみ、助成合意書に署名することができます。

  • コンソーシアムは特別な事情がある場合のみ変更が可能ですが、正当な理由が必要となります。コンソーシアムは、参加者をプロジェクトから外すこと、または参加者の入れ替えを提案できます。
    こうした変更は、例えば、参加者が破産した場合や、異なる戦略を持つ他の法人によって買収された場合などは、正当事由となります。参加者がプロジェクトを遂行するために必要な主要メンバーのスタッフを失った場合(例えば主要研究者が他の大学へ移動する場合など)は、コンソーシアムの変更も受諾される可能性があります。
    なお、提案を提出する際に、各参加組織が下記行為を行えることを提案者は宣言しています。

        o組織の参加に関して明示的な同意を与えたこと。
        o提案された業務を遂行するための財務・運営能力を確認したこと。

    従って、コンソーシアムの変更は、提案提出後に生じ、または明らかとなった理由でのみ、受諾されることがあります。

  • コンソーシアムの変更を要請するためには、コーディネータはコンソーシアムを代表して、参加者が取り消された理由、または入れ替えられた理由を説明し、解決策を提案するために、プロジェクトオフィサーに文章で報告する必要があります。欧州委員会はその後、(a)なぜコンソーシアムは変更されることになっているか、そして(b)提案された解決策について評価します。これら二つは、実質的にプロジェクトを変更しない場合のみ受け入れられます。

    参加者が取り消しされる場合、コンソーシアム内もしくは新しい参加者に対して、どのように自らの職務と予算を再分配するかを明確にする必要があります。職務の再分配は、関係参加者の適格能力に沿ったものでなければなりません。新しい参加者がコンソーシアムに加入する場合、入れ替えが適切であるかを説明する必要があります。

    影響を受けたすべてのセクションにおいて、提案された変更を反映した、更新済みの助成金準備データを提供する必要があります(例えば、運営能力セクションの更新)。これにより、欧州委員会は変更されたコンソーシアムの適格性と運営能力を評価でき、また、その変更がプロジェクトを実質的には変えないことを確認することができます。

    コンソーシアムの変更が提案され、受入可能な解決策が提示されない場合、助成金準備は終了となり、提案は却下される可能性があります。例えば、当初提案された業務の実質的な部分を最早実行することができない場合、または、コンソーシアムの質が著しく低下した場合です。
予算の規定
予算の詳細が、助成合意書を作成するための提案と案内に合致しているかを確認します。提案において、関連する第三者の予算は、関係参加者の予算に含まれます。この段階で参加者と、関連する第三者の予算を分け、両者に対して詳細を示す必要があります。
報告期日を確認
欧州委員会はプロジェクトに対し報告期間を設定します。管理業務を最小限にするために、欧州委員会は可能な限り最短の報告期間数を選択することになります。標準的な報告期間は、18ヶ月です。プロジェクトの期間により、報告期間数が決まります。例えば、18ヶ月から36ヵ月のプロジェクト期間に対しては、2回の報告期間があります。欧州委員会は、特定のアクションまたはワークプログラムでのニーズを満たすため、標準的な報告期間を採用しない場合もあります。詳細については、注釈付きモデル助成契約の第20条を参照してください。
報告期間について重大な懸念がある場合には、プロジェクトオフィサーに連絡してください。
銀行情報を提供
コーディネーターは、MP(プロジェクトの管理)ボタンの下にある、「My Project」のページで、組織の認証された預金口座をドロップダウンリストから選択し、EU支払いのために預金口座を選択する必要があります。一度適切な預金口座がプロジェクトに割り当てられると、助成合意書用口座として使用されます。 全ての必要なステップについては「HOW TO」を参照ください。
適切な預金口座が記載されていない場合、組織のLEAR(または認証されていないPICの仮登録者(Self-Registrant))は、文書セクションで正式に作成された財務証明書をアップロードし、参加者ポータル上の組織データを更新する必要があります。一度この新しい預金口座が認証されると(これには2、3日かかる場合があります)、その口座が認証された預金口座リストに現れるので、コーディネータはその口座を選択することができるようになります。
財務能力評価
該当する場合、財務能力評価の結果を実行に移します。
欧州委員会は、EU助成金に関し500,000ユーロと同等かそれ以上の要求のあったプロジェクトにおけるコーディネータの財務能力を検証します。公共体であるコーディネーター、もしくは加盟国や関連国によって財務的に保証されるコーディネーターは検証されません。同様に、プロジェクトに1人しか参加者がいない場合も検証されません。ただし、財務能力を疑う正当な事由がある場合、参加者は検証を受けることになります。
所定のプロジェクトに参加する財務能力は、関係組織の財務的実行可能性に基づいて評価されることになります。プロジェクトの状況と組織に関する情報もまた、考慮される可能性があります。参加者ポータルで入手できる財務的自己検査ツールを用いて、自己の組織の財務的実行可能性を判定することができます。
詳しくは、受益者の登録と認証、財務的実行可能性の確認に関するガイドを参照してください。
    財務的実行可能性チェックには、4つの評価があります
    (「良い」、「許容範囲」、「低い」、「不十分」)

    ●「良い」、「許容範囲」
        財務的実行可能性が良いまたは許容範囲である場合、追加のアクションは通常では必要ありません。

    ●「低い」

  • 欧州委員会は通常、コーディネータを辞任するよう要求します。
    財務的実行可能性が「低い」と判定されたコーディネータは、通常コーディネータを辞任する必要がありますが、その他の役割でプロジェクトに参加することができます。この場合、コンソーシアムは、新しいコーディネータの指名とコーディネータの職務再割当てを含めた解決策を提出する必要があります。
  • 要請したEU拠出金の50%以上を占める関係がある第三者を有する場合、欧州委員会は当該第三者に対し、連帯責任宣誓書に署名するよう求めることができます。

    要請があった場合、連帯責任宣誓書は助成合意書署名後、受益者の継承フォームと共に提出が必要となります(助成署名セクションを参照してください)。詳しくは、注釈付きモデル助成合意書の第14条を参照してください。
  • 更なる監視の対象となる可能性があります(例えば、更なる審査または現地での検査等を通じて)。
  • ●「不十分」
    財務的実行可能性が不十分である場合、プロジェクトに参加することは通常できません。
    欧州委員会は、『不十分である』財務能力によりプロジェクトの参加が出来ない場合、抗議方法を含めた通知をただちに行います。
    この場合、コンソーシアムは参加者を外す、または入れ替えた後に、解決策を提示する必要があります(上記を参照)。受け入れ可能な解決策が提示されない場合、助成金準備は終了となり、提案は却下される可能性があります。

コンソーシアム合意書の準備・署名
コンソーシアム契約は、提案に適用可能なワークプログラムまたは公募内で別途指定した場合を除き、すべての共同プロジェクトに対して義務的なものです。コンソーシアム契約には、プロジェクト中に生じる、または生じる可能性がある問題を取り扱っています(例えば、決定方法、矛盾解決の方法や知的財産権を保護する方法)。コンソーシアム契約は、助成合意書の前に署名される必要があります。詳細は、注釈付きモデル助成合意書の第41.3条コンソーシアム契約締結手引きを参照してください。

 

事前資金

法律、管理および財務上のデータに問題がない場合、欧州委員会はプロジェクトの開始時に、どのくらい事前資金が支払われるべきかを設定します。事前資金の支払いに関する標準金額や標準割合といったものはありません。通常は、最低2回の報告期間を持つアクションに対して、期間当たりの平均的なEU助成金額に一致することになります(すなわち、最大助成金額/期間数)。詳細は、注釈付きモデル助成合意書の第21.2条を参照してください。

 

アクションの説明(DOA)を準備(附属書1)

DOAは提案と同じ方法で組み立てられており、パートAとパートBから構成されます。
パートAは大部分が構造化された情報に基づきます。
パートB(説明部分)は提案のパートBに基づいており、PDFとしてアップロードされる必要があります。

提案のパートBから直接取り出すことができるため、DOAのパートBを作成することは簡単です(アクションの説明のひな形を確認することもできます)。

パートA用の構造化された情報を入力し、パートBをアップロードしてください。ITシステムによって2つのパートが結合され、アクションの全説明が含まれる1つのPDFファイルが作成されます。

コーディネータまたは単独申請者の職務

  • 業務計画表
    パートAの業務計画表Aを完成させます(例えばワークパッケージの説明、提出物およびマイルストーン
  • DOAと提案が合っているかを確認
    DOAの内容が、いかなる形であれ提案と異なる場合、その内容は助成金準備を始めるための招待状に従ったものにする必要があります。加えて、評価概要報告において専門家により指摘された不十分な点を修正することができます。
    DOAに提示される情報は、必要に応じてより一貫性のあるものにすることが可能です。誤りが明らかな場合は訂正が必要です(例えば、表または図に表示されるデータが説明と一致しない場合)。
  • 法律上の情報および管理上の情報
    DOAが、プロジェクトの法律上の情報と管理上の情報に適合していることを確認してください。
    例えば、DOAは下記の役割と、下記の各々によって遂行される職務を記載する必要があります。
        o受益者
        o受益者に関係のある第三者
        o現物出資で提供している第三者
         これらは管理上のセクションにて定義されます。
  • パートAとパートBとの間の重複を回避
    例えば、パートBには業務計画表は含まれません。これらは標準形式に従い、パートAに記載されます。
  • 構造
    構造(例えば、セクション、タイトル)とパートBの形式が、提供されたひな形に適合していることを確認してください
  • 倫理審査
    該当する場合、倫理審査の結果を実行に移します。
  • 安全性精査
    該当する場合、安全性精査の結果を実行に移します。

 

標準的な期日

助成合意書は、自己の評価結果を受けた後、3ヵ月以内に署名する必要があります。(第20(2)条 参加についての規則)。署名に際し、合意書を作成する各段階で厳密な期日があります。

最初のバージョン
付属書1(DOA)付属書2(予算見積書)を含む、助成合意書データの最初のバージョンを提出するまでに3週間あります。プロジェクトオフィサーは、最初のバージョンを評価し、更に満たすべき要件について伝達します。
仕上げ
その後、データの最終版を提出するまでに、最長で2週間あります。

宣誓書に署名
受益者として、助成合意書作成支援のために案内された日付から6週間以内にできるだけ早く、「宣誓書」に署名する必要があります。助成合意書は、すべての受益者が宣誓書に署名するまで、署名することができません。

締め切り
助成合意書を準備するための案内には、厳守すべき期日が明記してあります。その期日は、上記に記載されているものとわずかに異なる場合があります。ただし、助成合意書は3ヵ月以内に完成させることを条件とします。

期日は、特別な事情がある場合には延長することができます。プロジェクトにとって延長が必要であると証明できる場合、具体的な締切日の延長をプロジェクトオフィサーに要求することができます。

延長が許可されず、設定された期日に間に合わない場合、助成合意書準備は終了し、提案は却下される可能性があります。

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