欧州委員会マニュアル

助成金データの入力と提出

助成金の準備の前に完了すべきアクション

アクセス権や役割を整理します。

すべての受益者は、システム上で助成金データを準備し、法的文書(宣誓書、助成合意書、アクセッションフォーム)に署名するために、アクセス権が必要です。提案書に記載された各組織の連絡窓口担当者には、助成金の準備期間中、自動的にアクセス権が与えられます。

提案 助成金の準備
申請の作成者または提案の提出者 PCoCo
完全なアクセス権を有する連絡窓口担当者 CoCos(コーディネータの場合)+PaCos
(その他の受益者の場合)
閲覧権を有する連絡窓口担当者 チームメンバー(TeMes)

また、すでに認証を受けている組織では、通常、LEARもすでに指名されているはずです。
その他の人物や役割(特にLSIGNとFSIGN)は、まずLEAR

    「My Organisation」>「Actions」>「Edit Organisation Roles」>「Add Roles」

によって指名され、次にCoCoとPaCo

    「My Projects」>「Actions」>「Project Consortium」>「Edit Roles」

によってプロジェクトに割り当てられる必要があります。

助成合意書を作成、締結するために必要な最低限の役割分担は以下の通りです。

  • コーディネータの場合:
    • 主要コーディネータ(PCoCo) - すでに指名済み
    • 法人に指名された代表者(LEAR)
    • プロジェクトの法律上の署名者(PLSIGN)
  • 他の受益者の場合:
    • 研究者(PaCo)
    • 法人に指名された代表者(LEAR)
    • プロジェクトの法律上の署名者(PLSIGN)。

同一人物が上記の役割を複数またはすべて果たすことができます。

本システムでは、1組織で署名できるのは1名のみです。あなたの内部規則で複数の署名者が必要な場合、そのうちの1人に内部的な権限を与え、必要なすべての内部的な権限が与えられた後にのみ、当方のシステムでの電子署名が実行されるようにする必要があります。これらの承認は、EUの管理、確認または監査の際に提供できるよう、ご自身の通常の管理方法(通常は紙ベース)に従って、ご自身で収集、保存、保管されなければなりません。

指名の詳細については、「役割とアクセス権」のセクションを参照してください。

参加者全員が登録され、認証されていることを確認します(PIC)。
すべての受益者と関係組織は、助成金の署名に間に合うように登録と認証を行う必要があります(「組織の登録と認証」のセクションを参照)。
関連パートナーは、登録(PICを持つ)だけでよく、助成金を受け取らないため、認証は必要ありません。
コンソーシアム契約の準備と締結(常に推奨、多くの場合必須)
コンソーシアム契約は、多くのEUプログラムで必須となっています。ただし、そうでない場合でも、プロジェクト中に発生する可能性のあるコンソーシアム内部の問題(意思決定手続き、対立の解決、知的財産権の保護など)を扱う取り決めをしておくことが強く推奨されます。詳細は、AGA – 注釈付き助成合意書、第7条およびH2020コンソーシアム合意書の作成方法を参照してください。

法的・管理・財務データの入力

ポータル助成金管理システムで「助成合意書」を作成する必要があります。詳細は、「提案の管理と助成金の準備」で説明しています。

構造化された情報をシステムに入力します(DoA のパートA)。

    「My Projects」>「Actions」>「Manage Project」>「Proposal Management & Grant Preparation」>「Grant agreement data preparation」

に進み、申請書(パートB)の情報をワークパッケージ、成果物、マイルストーン、重要リスク画面に転送します。
ワークパッケージはドラッグ&ドロップで上下に移動でき、好みの順番に配置することができます。ワークパッケージが新しい位置に移動すると、WPの番号付け(および成果物の相対的な番号付け)が自動的に適応されます。

その他の助成金データをシステムに入力します。

プロジェクトの開始日を設定する

プロジェクトサマリー画面で、プロジェクトを開始する日付(アクションの開始日)を設定します。
プログラムやアクションの種類によって異なる場合がありますが(公募条件参照)、一般的には2つのオプションがあります。

  • 発効(EUによる署名)の翌月1日 - デフォルトオプション
  • 必要であれば、固定された開始日を合意することができます。これは、月の初日とし、通常は助成金署名後とします(ただし、助成機関が別途許可した場合を除く)
開始日を固定で入力した場合、その理由を説明するよう求められます。助成金署名前の開始日を選択した場合、プロジェクトがそれを必要とする理由を説明する必要があります。通常、申請書の提出日より前に開始日を設定することはできません(公募条件で明示的に許可されている場合を除く)。また、助成金の署名前にプロジェクトアクションを行う場合、最終的に助成金が署名されないというリスクがあることにご留意ください。

プロジェクトの報告期間を確認する

報告期間は、「報告期間」画面で各公募に対してあらかじめ入力されています。
また、事務処理の負担を最小限にするため、可能な限り少ない報告期間を選択します。平均して、ほとんどのプログラムでは、報告期間は12か月から18か月の間になる傾向があります。

プロジェクトの事前融資を確認する

標準的な事前融資の割合は、プロジェクト財務情報画面の各公募にあらかじめ入力されています。

ただし、各プロジェクトに対する最終的な事前融資の金額は、申請者側の予算情報が完成し、助成金助成機関が財務能力評価(「財務能力評価」 のセクションを参照)の結果を検討した後に確定されることになります。財務能力が乏しい場合は、事前融資の金額が減額されることもあります。

参加者の法的・管理情報を完成させる

「パートナー要約」画面で各参加者の不足情報を入力し、「関係組織」画面と「関連パートナー」画面を完成させる。

参加者の予算を決める

パートナー財務情報画面で、各参加者の予算を入力します。

予算の詳細が提案書とGAP招待状(必要な場合は予算詳細表)と一致していることを確認してください。

コーディネータの銀行口座情報を提供する

「コーディネータの銀行口座」画面のドロップダウンメニューから、支払いに使用する銀行口座を選択します。

希望する銀行口座が表示されていない場合は、参加者登録に銀行口座を追加するよう、LEARに依頼する必要があります。

    (「My Organisations」>「Actions」>「Modify Organisation」)

新しい銀行口座が認証されると(数日かかる場合があります)、ドロップダウンメニューに表示され、選択できるようになります。

その他の情報を入力する

アクションの説明(DoA)のパートBのアップロード
ドキュメント 画面で パートB をアップロードします。ポータル参考資料の指示に従ってください。
宣誓書(DoH)に署名します。
各受益者の場合、PLSIGNはシステム内で直接、宣誓書(DoH)に署名しなければなりません(助成金宣言)。
関係組織もDoHに署名する必要があります。その場合、責任のある受益者は、ポータル参考資料からテンプレートをダウンロードし、各事業体に記入・署名(青いインク)を依頼し、リンク先の第三者についてスキャンしたDoHをアップロードする必要があります。
関係組織の連帯責任(必要な場合)
助成機関が関係組織の連帯責任を要請する場合、連帯責任に関する宣言をアクセッションフォームとともに提出しなければなりません。
受益者は、システムが作成したフォームをダウンロードし、関係事業者に署名(青いインク)を依頼し、アクセッションフォームに署名する際にスキャンした宣言書をアップロードする必要があります。
詳細については、AGA – 注釈付き助成合意書、第22条 を参照してください。
事前融資保証(必要な場合)
助成機関が事前融資保証を要請する場合、銀行または認可された金融機関から保証を入手し(ポータル参考資料のテンプレートを使用)、ポータル公式通知

    「My Projects」>「Actions」>「Manage Project」>「Launch new interaction with the EU 」>「Formal Notification」

を通じてスキャンしたコピーおよび原本を、配達証明付きの書留郵便で、助成金担当窓口の住所宛に送付してください。
詳しくは、AGA – 注釈付き助成合意書、第23条 をご参照ください。

助成金の準備書を助成機関に提出します。
助成機関による評価とGAデータの最終化
プロジェクトオフィサーは、EU助成金の準備データ(GAオプション等)を入力し、コンソーシアムから提出されたデータを確認します。必要であれば、コンソーシアムにセッションを送り返し、変更/追加情報を求める(ピンポン)。

ヒント

助成金の準備期間中のコンソーシアム構成・プロジェクトの変更

コンソーシアム/プロジェクトは、正当な理由がある場合に限り、例外的に変更することができますのでご注意ください。

ただし、助成金署名前にコンソーシアム構成やプロジェクトを変更・調整する必要がある状況も考えられます(倒産、合併・買収、プロジェクト遂行に必要な主要スタッフの喪失など)
この場合、コーディネータはEUプロジェクトオフィサーに連絡し、理由を説明し、解決策を提案する必要があります(コンソーシアム内または新しい参加者へのタスクと予算の再割り当て、プロジェクトの調整など)

承認された場合、助成金管理システムの画面を更新し、新しいパートBをアップロードする必要がある場合があります。

提案の大幅な変更は認められません。また、変更されたすべての要素は、本公募の公募条件を遵守していなければならないことにご注意ください。タスクの再配分は、関係者の能力に見合ったものでなければならず、プロジェクト/コンソーシアムの品質が保証されていなければなりません。

解決策が提示されない場合は、提案の取り下げを要請し、助成金の準備を中止することになります。

締切日
双方の利益のために、できるだけ迅速に(理想的にはGAP招待状を受け取ってから3か月後)助成金の準備に対応するようにします。
そのため、助成金の準備期間中は、比較的厳しい期限を守っていただくことになります。

  • 助成金データおよび添付書類(第一版)の作成:GAP招待状から3週間後
  • 助成金データおよび添付資料の最終確認:プロジェクトオフィサーからの回答後、最長2週間
  • 宣誓書(DoH)への署名:GAP招待状から遅くとも6週間後
  • 助成金署名:GAP招待状から3か月

EU プロジェクトオフィサーは、例外的に締切を延長することができます。
延長が認められず、定められた期限を守れなかった場合、助成合意書の準備が打ち切られ、提案が却下される可能性がありますので、ご注意ください。