助成合意書への署名
概要／背景
助成合意書への署名は、助成金準備における最後の段階です。署名により、欧州委員会と正式に契約とその附属書を共に承認したことを証明します。
助成合意書は、最後の署名日に効力を生じます。一般的に、コーディネータまたは単独申請者が最初に署名し、その後、欧州委員会または関連当局が署名します。
コンソーシアム内にて、コーディネータ以外の受益者は、アクセッションフォームに署名することにより助成合意書に同意することになります。関連する第三者は、契約にもアクセッションフォームにも署名しません。
キーポイント
- 欧州委員会は、助成合意書が署名可能な状態になり次第、電子メールにて通知します。
- コーディネータまたは単独申請者が助成合意書にオンラインで署名します。
- 署名後、欧州委員会は助成合意書にオンラインで署名をし、助成合意書が効力を生じます。
- 欧州委員会は、受益者のアクセッションフォームが署名可能になり次第、他の受益者に通知します。
- 助成合意書が効力を生じてから30日までに、コーディネータまたは単独申請者がアクセッションフォームオンラインで署名します。
- ハードコピーに署名する必要はありません。すべての署名は電子上で行います。
- 助成金準備用に実行する必要のある全てのアクションについて、電子メールによる通知を受領します。詳細については、全ての助成金関係の通知およびその受取人のリストを参照してください。
ホライズン2020助成合意書に電子的に署名
今後、ホライズン2020助成合意書の当事者は、参加者ポータルで電子的にて署名することになっています。電子署名には以下の要件が必要です。
- 受益者とのトラストチェーン（署名者の身元を保証すること）
- 高度なセキュリティ機能によって保護されているデジタル署名システム（文書の信頼性と確実性）
チェーントラスト
- LEARの指名
- 最初のホライズン2020助成合意書に署名する前に、各受益者の法律上の代表者は、法人に指名された代表者（LEAR）を指名します。法律上の代表者は、署名のため青色インクで紙の文書に署名します。詳細はLEARの指名を参照。
- LSIGN、FSIGNの指名
- LEARは、受益者を代表して、信頼性のある情報を欧州委員会または関係当局に提供します。LEARは、以下に署名する権限を付与される個人を参加者ポータル上で指名します。
・助成合意書と条項修正（LSIGNとして知られる法律上の署名者）
・財務上の書類（FSIGNとして知られる財務上の署名者）
LEARは、常に上記リストを更新します。 - Paco、CoCo
- 研究者（PaCo）またはコーディネータ（CoCo）は、所定のプロジェクトのためにLEARによって作成されたリストから法律上の署名者（LSIGN）と財務上の署名者（FSIGN）を選択する必要があります。LSIGN、FSINGは選択されるとそれぞれプロジェクトの法律上の署名者（PLSIGN）とプロジェクトの財務上の署名者（PFSIGN）となります。参加者ポータルの役割と指名プロセスに関する詳細な情報が必要な場合には、役割とアクセス権に関するセクションを確認してください。
各個人は、個人のEUログインアカウントを持つ必要があります。
「助成合意書への電子署名」に関するビデオもご覧ください。
助成合意書に署名
- 宣誓書に署名
- 助成合意書に署名する前に、各受益者のPLSIGNは、以下のポイント3に示された同様の手続きに従って、宣誓書（システム上での「助成宣言」）に署名する必要があります。一般の助成合意書については宣誓書のひな形を、優先度の低い助成合意書については別の宣誓書のひな形を参照してください。
- 助成合意書へ署名する準備が完了
- 欧州委員会は、助成合意書に署名する準備をします。安全性と信頼性、確実性を保証するためにデジタル方式で処理されたPDF文書は、参加者ポータルの電子交換システム（My Area）を介して利用可能となります。
助成合意書が作成されている間、各受益者はプロジェクトに関し1人以上の法律上の署名者を選択して、当該署名者のうちのいずれかがオンラインで署名することができます。
法律上の署名者は、助成合意書の前文または開くセッションフォームにて組織の代表者として一人、任命されます。ただし、プロジェクトに割り当てられるその他の法律上の署名者も等しく署名する権利を有します。
欧州委員会または関係当局は、通常コーディネーターが署名した後に助成合意書に署名します。
- コーディネーターが電子的に助成合意書へ署名
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- コーディネーターのPLSIGNには、助成合意書に署名可能である旨の通知が届きます。
- コーディネーターのPLSIGNは、EUログインアカウントを用いて参加者ポータルにログインします。
- My Areaのドロップダウンメニューから、「My project」のメニューを選択して、リストで関連するプロジェクトを選択して、MP（MP =プロジェクトの管理）アクションボタンをクリック。
- 助成合意書を署名する準備ができていることがわかります。必要に応じてダウンロード・印刷が可能です。
- PLSIGNは、文書を見直すためには助成合意書リンクをクリックします、署名する準備が出来ている場合は署名ボタンをクリックします。
- ポップアップ画面が出現し、署名者が署名する準備をしていることが説明されます。そして、PLSINGが署名を続行するかを質問します。
- また、システムがPLSIGNに自身のEUログインパスワードを入力するように要求します。
- PLSIGNは自分のEUログインパスワードを入力し、「署名」ボタンをクリックします。
- システムによりPDF文書の新しいバージョンが作成されます。PDFには、タイムスタンプを含む外部機関が発行した電子印と署名者のEUログイン証明書が追加されます。これにより、コーディネーターの署名に関する代替物が置き換えられ、新しいPDF文書が利用可能となります。
- 文書が効力を有するかどうか調べるために、互換性を持つPDFリーダーでそれを開き、デジタル署名のイメージをクリックします。
- 欧州委員会が助成合意書へ署名
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- コーディネーター、そして他のプロジェクト参加者の法人に指名された代表者（LEAR）は、コーディネートしている組織が助成合意書に署名した旨の通知を受けます。
- 欧州委員会または関係当局の権限のある担当者は、コーディネーターが助成合意書に署名した旨の通知を受けます。
- ポイント3に概説されている同様な手続きの後、欧州委員会または関係当局の権限のある担当者が助成合意書に署名します。
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「my project」の開始日はとのように計算されるか
プロジェクトの開始日は通常、助成合意書が効力を発揮した日の翌月の最初の日となります。助成合意書は、最終的にコーディネーターもしくは欧州委員会／関係当局が署名した際に効力を発揮します。最後に欧州委員会／関係当局が署名をするのが通常の手続きですが、しかしながら、開始日は参加者全員によるアクセッションフォームへの署名によって決まるわけではないことを意味しています。詳細については注釈付きモデル助成合意書の第3条「アクション開始日」、第58条「発効日」をご覧ください。 - 参加者がアクセッションフォームに署名
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- すべての受益者のPLSIGNは、助成合意書がコーディネーターと欧州委員会または関係当局によって署名され、助成合意書に署名する準備ができている旨の通知を受けます。
- ポイント3に概説されている同様な手続きの後、各受益者のPLSIGNは、助成合意書のアクセッションフォーム（附属書３）に署名します。
助成合意書が効力を生じてから30日後までに、参加者ポータルで入手可能なアクセッションフォームにオンラインで署名する必要があります。
アクセッションフォーム署名に際し、助成合意書が効力を生じる日付時点で助成合意書に定められた権利および義務を受益者は受諾します。 - 助成合意書が確定
- コーディネートしている組織（CoCo、LEAR）、および関係する参加者（PaCo、LEAR）に関連する連絡担当者は、受益者が署名したときに通知を受けます。
同様なプロセスに従って、PLSIGNが助成合意書の修正条項に署名し、PFSIGNが財務上の書類に署名します。
助成合意書に署名しない
● 修正案の要請は、助成合意書を終了させる欧州委員会または関係当局の権利に影響を及ぼしません。
詳細については、注釈付きモデル助成合意書の第50条と第56条を参照してください。アクセッションフォームのひな形は、モデル助成合意書の附属書３にて入手可能です。
連帯責任
連帯責任に関する宣誓書
欧州委員会または関係当局が、関連する第三者に対し連帯責任を要請した場合、連帯責任に関する宣誓書をアクセッションフォームと共に提出する必要があります。
関連する第三者の職務
- 適切なフォーム（モデル助成合意書の附属書3a）を使用して、連帯責任に関する宣誓書のハードコピーに署名する
- 関連している受益者に、署名済みの宣誓書原本を送付
受益者の職務
- 署名済み連帯責任に関する宣誓書をスキャンし、アクセッションフォームへの署名と同時に、PDFとしてオンラインで提出します
- 原本を保管
連帯責任が要請されたが、宣誓書が上述の通りに提出されない場合、受益者は助成合意書の当事者であるとはみなされません。この場合、あたかもアクセッションフォームが署名されなかったかのように取り扱われます。
詳細については、注釈付きモデル助成合意書の第14条をご覧ください。
共同研究センター（JRC）
JRCが受益者である場合、JRCはアクセッションフォームとして附属書3b（附属書3ではない）に署名する必要があります。JRCと委員会は、助成合意書への署名時にオンラインで管理合意書に署名する必要があります。
