欧州委員会マニュアル

報告・支払要請

報告と支払要請

支払いを受けるためには、コンソーシアムは、定期報告書を提出しなければなりません（助成合意書に定められたスケジュールに従って）。提出期限になったら、ポータル助成金管理システムの定期報告書モジュールで直接提出する必要があります。

どこで？ 助成金管理システムへは、

    「My Project」＞「Actions」＞「Manage Project」＞「Periodic Reporting」＞「Technical Part contribution/Financial Statement drafting」

からアクセスできます。

誰が？ 定期報告書は、コンソーシアム参加者が共同で作成し、コーディネータが提出します。

どのように？ 定期報告書のために実行する必要があるすべてのアクションについて、電子メールが表示されます。

定期報告書では、作業の進捗状況や請求された費用について報告する必要があります（下記「定期報告書」参照）。コーディネータが定期報告書を提出すると、ITツールは、技術報告書のパートAを作成するために、継続報告モジュールから情報を取り込みます。このシステムは、個別財務諸表も統合し、リソース利用報告書（必要な場合）および要約した財務諸表（コンソーシアム用）を作成します。

報告プロセス

    「継続的な報告」＞「定期報告書の作成」＞「パートナーの報告書を承認」＞「委員会に報告書を提出」＞「委員会による受理・却下」＞「臨時支払い」

定期報告書：技術報告書（パートA、パートB）と財務報告書

定期報告書は、「技術報告書」と「財務報告書」の2つで構成されています。技術報告書もパートAとパートBに分かれています。パートAとパートBは以下の通りです：

  • パートA：プロジェクト情報（助成金管理システムから取得）を含む構造化された表が含まれる。
  • パートB（説明部分）：申請書を反映し、相違点（遅延、未実施の作業、新規外注先、予算超過など）を報告することが求められる。PDF文書でアップロードする必要がある。

財務報告書は、構造化された個別財務諸表と連結財務諸表（助成金管理システムから取得）で構成されています。さらに、ほとんどのプログラムでは、詳細な費用報告表（エクセル表）またはリソース利用報告書（オンラインウィザード）、および一定額以上の支払いについては財務諸表に関する証明書（CFS）が必要となります。

技術報告書パートAと財務報告書は、助成金管理システムのデータをもとに自動的に作成されます。パートBは、ツール外で（システムからダウンロードしたテンプレートを使って）作成し、PDFでアップロードする必要があります（添付書類がある場合はそれも一緒に）。

参加者全員が両パートに貢献する必要がありますが、1つの報告書として提出しなければならないのはコーディネータです。

コーディネータのタスク：

  • 継続報告モジュールが時間内に更新されていることを確認する（定期報告書が審査用にロックされる前）
  • すべての参加者が財務諸表（および必要に応じてCFS）を提出したことを確認する。
  • 品質チェック：

    • 報告書に一貫性があるか、パートAとパートBの情報に一貫性があるかを確認する。
    テンプレートに従って、すべてのセクションが記入されているか、また、添付書類の欠落がないかを確認する。

財務諸表に関する証明書（CFS）

CFSは、独立監査人（公共団体の場合は公務員）が、ポータル参考資料に掲載されているテンプレートを用いて作成する報告書です。その目的は、請求された費用の正当性について、助成機関に保証を与えることです。
閾値は、EUプログラムとアクションの種類によって異なります（「トピック」ページの公募条件参照）。MFF 2021-2027では、通常、32万5千ユーロのEU合計出資が一つの閾値として設定されています。

なお、既に助成金助成機関の監査を受けている費用については、再度CFSの監査を受ける必要はありません（したがって、監査によってカバーされるEU負担分は、基準額の計算から除外することができます）。

CFSは、決算書と一緒にスキャンしたコピー（PDF）をアップロードする必要があります。
原本は必ず保管してください。

定期報告書の提出

各報告期間の終わりに定期報告書を開いた直後から、助成金管理システムで定期報告書の作成を開始してください（-提出期限は通常60日です）。
申請方法の詳細については、 を参照してください。

継続報告モジュールの情報が更新されていることを確認します。
これは技術報告（両パート）がコーディネータによる審査のために最初にロックされる前に行わなければなりません。その後、継続報告モジュールに入力した内容は、以下のようになります。本定期報告書には含まれていません。
財務諸表を完成してください。
「My Project」＞「Actions」＞「Manage Project」＞「Periodic Reporting」＞「Financial Statement drafting」
で、各参加者の財務諸表画面で財務諸表を完成させてください。
費用の詳細が、リソースの使用または詳細予算表（必要な場合）と一致していることを確認してください。コーディネータに署名し提出するために、受益者のPFSIGNは、
「My Project」＞「Actions」＞「Manage Project」＞「Periodic Reporting」＞「Sign & Submit」
にログインする必要があります。（助成合意書と同じ手続き、助成合意書への署名参照）。
関係組織は、受益者に青いインクで署名された紙の財務諸表を提供し、受益者はシステムに情報を入力し、署名して送信する必要があります。
財務諸表を提出しない場合、今回の報告期間では費用はゼロとみなされます（ただし、次回の報告期間で申告することは可能です）。
技術報告のパートBをアップロード
技術報告パートBの画面でパートBをアップロードします（1枚のPDFとして）。システム内で利用可能なテンプレートを使用します。これは、（コーディネータだけでなく）どの受益者でも行うことができます。パートBに何らかの変更が必要な場合は、PDFファイルを削除し、新たにアップロードする必要があります。
パートAとパートBの両方が提出できる状態になったら、コーディネータが技術報告を確定します。
（「My Project＞「Actions」＞「Manage Project」＞「Periodic Reporting」＞「Accept & Include」）
コーディネータがパートナーの財務報告書を承認します。
コーディネータは定期報告書を確認し、明示的に承認する必要があります。必要であれば、さらなる変更のために「財務諸表」をパートナーに送り返したり、編集のために「技術報告書」のロックを解除したりすることができます。
提出前に、承認されたすべてのパートナーの財務諸表を含める必要があります。
（「My Project」＞「Actions」＞「Manage Project」＞「Periodic Reporting」＞「Include」）
欠落している財務諸表
特定のパートナーからの財務諸表なしで報告書を提出することを決定する場合があります（例：受益者が期限内に個別の財務諸表を提出できない場合など）。このような場合、参加者はこのことを承知しており、したがって、これらの費用は今回の支払いに考慮されないことを確認するよう要請されます。参加者の費用は、今回の報告期間ではゼロとみなされますが、次回の財務報告（次回の報告期間）で費用を申告することができます。
報告書を助成機関に提出します。
コーディネータは、定期報告書のすべての部分（個々の財務諸表と技術報告書のパート B）をまとめて提出する必要があります。
「My Project」＞「Actions」＞「Manage Project」＞「Periodic Reporting」＞「Submit to EU」。
システムは、リソースの使用に関する説明と、支払請求を含む定期的な要約財務諸表を含む報告を自動的に生成します。
助成機関による承認または却下
助成機関は、以下のいずれかを行います。
  • 報告書を承認し、支払いの準備を始める。
  • 変更を要請する。つまり、上記のプロセスが再び始まる。
支払方法
助成機関が支払いを承認した場合、支払額はコーディネータに支払われます（報告書受領後90日以内）。
支払額が臨時支払い限度額（助成金上限額の90％）を超える場合は、支払額が減額されます。
助成機関は、支払いについて通知するレターを送付します。このレターを受け取った後、コーディネータは、必要であれば、30日以内に意見を提出することができます。見解が示された場合、助成機関は、最終的な見解を示す確認書を送付します。

最終報告書

定期報告モジュール（および定期報告書）は、最終報告書（助成金を終了するための最終報告期間の報告書）にも使用されます。システムの動作、画面、使用する文書は同じです。

受益者最終報告

いずれかの受益者がコンソーシアムを脱退する場合、コーディネータは、終了報告書（技術報告書パート Bと財務報告書）と、この受益者への支払い分配に関する報告書を助成金管理システムで作成しなければなりません。
この後の手続きの詳細は、で説明しています。

関連リンク

FAQ
監査と証明書に関するFAQ