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助成合意書の修正

どのような状況下で助成合意書は修正されるか

下記の場合に修正があります。

  • 助成合意書の諸条件(例えば合意書に特有のデータやオプション)
  • 助成合意書の附属書

修正された規定は、合意書にとって不可分の部分となります。

修正におけるホライズン2020の方針については、注釈付きモデル助成合意書の第55条を参照してください。

コンソーシアムによる修正要求

1、誰が修正を要求できるのか

コンソーシアムは自由に修正を提案できます。
コーディネーターは下記のことが行えます。

  • コンソーシアム合意書にて定められている通り、内部的な意思決定プロセスによってコンソーシアムが合意に達したことを確認してください(例えば、満場一致、もしくは単純多数決か特定多数決にて)
  • 代表して修正条項に署名・提出を行ってください。

例外:
コーディネーターが合意なしに交代となる場合は、他の受益者(コンソーシアム内での他の受益者を代表して行動している)が要求を提出します。

欧州委員会も修正を提案可能です。

2、いつ修正を要求できるか

プロジェクト終了前(すなわち、第三条で定められた日付)

例外:
例外的なケースとして、(例えば、預金口座が変更となった場合、あるいは、残高の支払いに対して責任を負うコーディネータが交代となった場合)一旦プロジェクトは完了します。

修正はいつ必要か
下記変更のうち1つが適用される場合

  • 受益者、関連する第三者に関係する変更
        o新しい受益者を追加
        o受益者である参加者を下記の理由により削除
            ■助成合意書に署名をしなかった
            ■要請された連帯責任に関する宣誓書を提出しなかった
            ■その他何らかの理由
        o「部分的な引継ぎ」による受益者の変更
        o関連する第三者(第14条)の削除もしくは追加
        o特別なケース:受益者としての参加が、他の受益者の主導で終了となる場合(第50.2条
  • コーディネーター/主要な受益者に関係する変更
        oコーディネーターの変更
        oコーディネータが支払いのために使用する預金口座の変更
        o「管理権限」オプションの変更
  • プロジェクトもしくはプロジェクトの実行に影響する変更
        o附属書1の変更
        oプロジェクトのタイトル、またはプロジェクトの頭字語や開始日、期間、報告期間の変更
        o一時的停止後のプロジェクト活動の再開(第49条
  • 助成金の財政的側面に関係する変更
        o附属書2もしくは2aの変更
        o最大助成金額、償還率、プロジェクト見積適格費用、事前助成または保証基金への分担金の変更
        o特定の費用カテゴリーに関する変更(「特定の単価」)
  • 他のモデル助成合意書における具体的な変更(例えばFPA/SGA MGAERC MGAMSCA MGA

助成合意書ツール内にて利用可能な修正の種類

修正は下記の場合では不要

  • 特定予算に移転
  • 受益者や関連する第三者、コーディネーターの名称または住所が変更する場合
  • 多方面にわたる引き継ぎが結果として受益者の変更になる場合
  • コーディネーターが口座を有する銀行名や支店の住所に変更がある場合、または口座名義人の氏名に変更がある場合。

3、どのように修正を要求すればいいのか

参加者ポータルの助成金管理サービスを使用して要請を作成してください。
  1. 1. 助成合意書における関連データを修正します
  2. 2. 改正の理由を説明します(十分な根拠を示します)
  3. 3. 付属文書をアップロードします
  4. 4. 必要な認証が完了したことを確認します(例えば、新規法人もしくは銀行口座の認証)
  5. 5. 要請を提出します
  6. 例外:
    他の受益者の主導で受益者の参加が終了となる場合、コーディネーターは欧州委員会に通知を作成する必要があります。通知には、修正に関する要請が含まれている必要があります。

    助成合意書の複数の変更を提案する要請は、一括提案として取り扱われ、個別の要請として分けることはできません。欧州委員会は、分割できないものとして一括提案全体を受け入れるか、もしくは却下します。

    より綿密な考えを必要とする変更(例えば附属書1の変更)は、個別の要請として提出するように考慮してください。協議を必要としない要請(例えばコーディネーターの銀行口座の変更)は、より迅速な対応が可能です。

    • ※助成合意書を修正する必要性を知った後できるだけ早い段階で、修正に関する要請を作成し、提出してください。修正は、対応に時間がかかり、持ち込まれた変更はほとんどの場合、一旦修正が承認されれば適用されるますが、遡って適用されることはありません。
修正を要求している当事者は修正案に電子的に署名し、提出します。
受取当事者は、電子的に修正案に連署します。

修正プロセス

準備>修正の開始修正案の準備欧州委員会と協議署名と提出評価連署

準備
修正要請を開始する前に下記を行います。

  • 付属文書を準備します。
  • 法人データの認証(例えば、銀行情報、受益者登録を通じた新規受益者用のPIC番号)に関する詳細な情報を要請します。
  • 変更の性質に応じて、助成を担当しているプロジェクトオフィサーと修正要請について協議します。承認プロセスは単純化され得るでしょうか?
コーディネーターが修正要請を開始
  • 参加者ポータル助成金管理サービスの「My Area」セクションを設置します。
  • 「私のプロジェクト」リストを開きます。
  • MPアクションボタン (プロジェクト管理)をクリックします。
  • 「新しい交流」のリストから「コンソーシアムに要請された変更」を選択します。

修正参照番号(ID)
一旦要請を開始した場合、修正には自動的に参照番号が割り当てられます。修正プロセスの間の欧州委員会とのすべての連絡には、この固有識別子を使用してください

修正案の準備
a)データの修正
一旦要請が開始されると、助成合意書データの修正が可能となります。助成合意書を作成した際と同じように、助成金管理システムを使用します(GAP)。すべての受益者は、自身のデータを編集することで支援が可能です。

修正情報タブ:
「改正情報」というラベルがついているタブが、助成金管理用ITシステムに表示されます。このタブは極めて重要な情報や修正タイプの全リスト、そして要請に十分な根拠を与えるための専用フィールドを提供します。

修正タイプ:
修正の種類と内容はあらかじめ定義されています。

  • 修正に関連するタイプは、助成合意書データの変更に基づき、自動的に所定のリストから選択されます。
    例:
    ユーザーが新しい受益者を加える場合、「1人以上の受益者の追加」、「附属書1の修正」および「附属書2の修正」の修正タイプが自動的に選択されます。
  • 修正に関する他のタイプは、手動で選択されます(例えば「最大助成金額の変更」、「プロジェクト停止の撤回」、「附属書1の修正」)。

他の助成合意書条項への影響:
要請された修正が他の助成合意書条項に対し更なる修正を伴う場合、システムに表示されます。

b)修正リクエスト
要請には自動的に作成される2つの書類からなります。

  • 修正リクエスト依頼書
  • 修正案

一旦修正リクエストが完了し、提出準備ができると、システムはコーディネーターが電子署名する2つの文書を表示します。

提出前に、準備の間はいつでも草案バージョンが「文書」タブにあるPDFファイルとしてプレビュー用に利用可能です。

    修正リクエスト依頼書によって、「修正情報」タブで「正当な理由」分野の資料を使用することで、リクエストが正当だと理由付けることが出来ます。リクエストは、コーディネーターがどのような情報と説明ができるかに基づいて評価されます。

    附属書と付属文書:
    ユーザーは修正リクエストに含まれる文書をアップロードするよう常に促されます。これらは、修正タイプと特定のケースによって決まります。
        oいくつかの付属文書は義務的なものです
         (例えば、新規受益者を加えるには、新規受益者は「アクセッションフォーム」と「宣誓書」に
         電子署名する必要があります(モデル助成合意書の附属書3))。
        o何が必要かは、他の付属文書/附属書が必要であるかを問わず、個別のケースにより決定されます。

    修正は助成合意書の修正を含んだ法律書類です。修正には法的拘束力があり、合意書に組み込まれます。

一旦修正リクエストが完了し、提出準備が完了すると、修正リクエスト依頼書と修正案は自動的に生成されます。

責任のある担当オフィサーに相談
リクエスト準備中、責任のある欧州委員会のオフィサー(例えばプロジェクトオフィサー)との協議を選択でき、当該オフィサーは非公式にリクエストを審査することができます。その際に得るいかなる意見も、拘束力を有しません。オフィサーは依頼を受けた場合、特定の助成金データを編集することができます。

コーディネーターは、いかなる時点においてもオフィサーのアクセスを撤回することを決定できます。撤回する場合、保存しなかったデータは失われることになります。

修正リクエストへの署名、提出
  • コーディネーターは、リクエストが完了していること、またすべてのデータが正しいことを確認してください。リクエストを立案している間、情報を省略した場合には、アラートが発せられます。
  • 提出前にいつでも、文書タブでPDFファイルとして草案バージョンを確認することができます。
  • 一旦リクエストを送る準備ができると、不必要な更なる変更を防ぐため、審査のためにリクエストを編集できない状態にします。草案が、他のコンソーシアムメンバーに対して「読込専用」状況であることを確認してください。
  • 最終審査と品質検査を実行します。リクエストは、提出準備が完了している段階です。リクエストを送る前にリクエストを編集可能な状態にし、必要な最終変更を行うことができます。
  • 権限のあるプロジェクトの法律上の署名者(PLSIGN)は、リクエストに電子署名する必要があります。この時点でリクエストをオンラインで提出してください。詳細については、「助成金管理の役割」参照してください。
欧州委員会によるリクエストの評価
欧州委員会は、45日以内にリクエストを受諾するかもしくは下しなければなりません。欧州委員会は、参加者ポータルを介してコーディネーターに正式な通知を送ります。

最初に、欧州委員会はリクエストが有効であるかどうか(リクエストにはすべての付属文書と説明を含んでいるか否か)を調べます。欧州委員会は、追加の情報/文書を要請する可能性がありますが、追加情報は修正自体そのものを変更してはなりません。

    コーディネーターは、必ず欧州委員会の要請を受けてから15暦日以内に要請された更なる情報をアップロードしてください。アップロードを行わない場合、欧州委員会はリクエストを却下することになります

欧州委員会は、リクエストを評価するために45日を有します。

期限延長:
例外として、例えば修正が複雑である場合、特定のコンプライアンス検査が必要である場合(例えば倫理問題等)、またはプロジェクト変更の評価のために審査を受ける必要がある場合)、期限は裁量的に延長される可能性があります。

コーディネーターとして、一旦リクエストが電子署名され、提出された場合、修正リクエストの内容を変えることはできません。
その際2つのオプションがあります:

  • リクエストを撤回する
  • 欧州委員会がリクエストを却下する
決定
欧州委員会は、リクエストを評価して、コーディネーターに対して当該決定を正式に通知します。

受諾:
欧州委員会がリクエストを受諾する場合、権限のある代表者が修正案に電子署名します。コーディネーターと受益者には、正式に通知されます。連署された修正案は、参加者ポータルの「My Area」セクションポータル中の、プロジェクトの文書ライブラリーに表示されます。

改正番号:
一旦欧州委員会が修正案に署名した場合、修正案には連続的な番号(1、2、3など)が自動的に割り当てられます。例えば、参照AMD-345622-6を持つ修正リクエストには、該当する助成合意書の2回目に署名された修正である場合、2という数字が割り当てられます。

却下:
リクエストが無効(例えば助成合意書の諸条件に違反している場合)、不完全もしくは間違っている場合、または、許可を与える機関がリクエストに同意しない場合、欧州委員会の権限のある代表者は、正式にリクエストを却下します。

コーディネーターと受益者には、却下の通知がなされます。正式な却下レターは、参加者ポータルの「My Area」セクション中のプロジェクトの文書ライブラリーに掲示されます。却下された修正リクエストは、コーディネーターが新しいリクエストを作成するために従前の修正を再利用できるよう、保存されます。却下された修正には、番号(例えばR1、R2)が割り当てられます。

45日の期限以内に通知が届かない場合、リクエストは却下されたとみなされます(暗黙の拒否)。ホライズン2020には暗に修正を承認するシステムはありません。この時点で欧州委員会(すなわちプロジェクトオフィサー)に連絡しなければなりません。却下されたリクエストは、完全または部分的に当初作成したものを再利用した新しいリクエストを提出できるよう、保存されます。

コーディネータは提出されたリクエストを取り下げることができます。ただし、欧州委員会がリクエストを承認していないことを条件とします。取り下げられたリクエストは保存され、新しいリクエストを提出するために再利用することができます。

効力発生と実施

コンソーシアムによって提案された修正は、欧州委員会が署名した日に効力を生じます

当該修正は下記の場合に効力を生じます(すなわち、助成合意書の変更により適用が開始されます)

  • 両当事者によって合意された特定の日付(修正書で明確に指定される)
  • 効力を発生した日付(すなわち、修正書に最後に署名された日付)

上記日付は、通常、効力発生後でなければなりません。正当な場合、効力発生日は例外的にその日付前(過去に遡る)にすることもできます。

例:
助成合意書では、プロジェクトの実施が保留される場合、その修正が効力を発生する前に修正が実施されると明記されています(第49.2.2条)

リクエストに複数の変更が含まれる場合、当該変更は異なる日付で実施されます。


銀行口座を変更する修正と新規関連第三者を加える修正:

  • 銀行口座の変更は、修正案の効力発生日に実施されます。
  • 関連第三者の追加は、修正案で提示される特定の日付に実施されます。


修正の性質に応じて、実施日は費用の適格性に影響を及ぼす可能性があります。


受益者が加えられる場合、費用は加入フォーム(附属書3)で指定される「加入日」から適格となります。

正式な通知

正式な通知ルートは、受け取りの承認を必要とする通信専用として下記の目的で使用されます。

  • 欧州委員会から受領した正式な通知に対する返事を送るため
  • モデル助成合意書の第17条に基づく通信のため
        o(モデル助成合意書の第17.1条-リクエストに応じて情報を提供する義務
        o第17.2条-通知する義務)
        o明確に規定されているときはいつでも(例えば、助成合意書の終了-モデル助成合意書の第50.1条

欧州委員会によって開始される修正

欧州委員会が修正をリクエストする場合、リクエストが作成され、電子的に署名されます。その際、参加者ポータルの「私の通知」セクションを介して通知が届きます。

  • 一旦欧州委員会がリクエストを提出すると、コーディネーター45日以内に電子交換システムを介して正式な通知を欧州委員会に送ることによってリクエストを受け入れるかまたは却下しなければなりません
  • リクエストを受け入れるためには、コーディネートしている組織のプロジェクトの法律上の署名者(PLSIGN)はコンソーシアムを代表して、修正案に連署しなければなりません。

欧州委員会により開始された修正に関する助成合意書ツール内にある利用可能な修正案のタイプ

関連リンク
  • 助成合意書の修正と報告準備方法についてのホライズン2020コーディネーターズデイ
  • コーディネーターに対する欧州委員会主催の最新情報セッション:
        ○修正 ~ 法的根拠(5:05時点からの動画プレゼンテーション
        ○修正 ~ ビジネスプロセスとITツール(50:15時点からの動画プレゼンテーション
        プレゼンテーション付きの全ての議題を確認する場合はこちらをご確認ください。

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