定期報告書

このセクションでは、定期報告書の全構造に目を通すことができ、構造化されたウェブ上の表と、参加者ポータル内の助成合意書サービスに記入すべきパートB用のひな形をダウンロードすることができます。

構造

技術報告書(2つのパート)
  • パートAは下記助成管理システムによる構造化された表となります。
  •     ○表紙
        ○発行可能な概要
        ○プロジェクト実施に関する問題をカバーしているウェブベースの表(ワークパッケージ、提出物および
           マイルストーンなど)
        ○特にホライズン2020主要業績評価指標と監視要件で評価される、経済的影響と社会的影響についての
           アンケートに対する答え。表には下記のものを含みます。
            (1)提出物
            (2)マイルストーン
            (3)倫理問題(該当する場合)
            (4)重大な実施リスクと、リスク軽減方法
            (5)成果物の普及と利用
            (6)中小企業への影響
            (7)公開研究データ
            (8)性別
            (9)社会と共にある、社会のための科学(この要素に基づくプロジェクトに対してのみ)
            (10)エネルギー(社会的課題3「安全、クリーン、効率的なエネルギー」に基づくプロジェクトに
                      対してのみ)
            (11)インフラ(「インフラ」に基づくプロジェクトに対してのみ)

    ※プロジェクト期間中いつでも、連続報告モジュールにて当該情報を更新することができます。

     

  • パートBは自由な文章で、下記事項と共に1つのPDF文書として、報告コアタブに基づき助成金管理ツールにアップロードする必要のある報告の中心的部分となります。
  •     ○報告期間中に、すべての受益者と関連する第三者によって実行される業務の説明
        ○プロジェクト目的に対する進捗の概要、可能な場合附属書Iに基づき予想される業務と実際に
           遂行される業務との間の相違を明確化

財務報告書
下記事項を含む、助成金管理システムにより構造化された形式から構成されます。

  • 各受益者(および第三者)に対する個々の財務書類(助成合意書の附属書4)
  • 関係する報告期間内の各受益者からのリソース使用、および第三者により提供される業務委託と現物出資に関する情報の説明
  • 臨時支払いの要請を含む、定期的な財務書類概要

 

技術報告書

パートA(構造化されたフォーム)

パートAは、助成金管理システムに記入する以下の表から自動的に編集されます。

表紙には、プロジェクトデータが自動的に記入されます。

発行可能な概要

※定期報告書毎に別々の概要を用意する必要があります(前期間の概要を更新してください)。

必要となる副表

  • 内容の概要とアクション全体の目的
  • アクション開始時から報告によってカバーされる期間の終了時までに遂行される業務と、これまでに達成された主な結果
  • 最先端の進歩と、予想される潜在的影響(社会経済的影響と、これまでのアクションのより広い社会的意味を含む)
  • アクションの公開ウェブサイトアドレス(URL)

品質要件

概要は欧州委員会による直接発行が可能なようにする必要があります。特に下記の点についてご注意ください。

  • 一般市民が容易に理解できること
  • 文字数は、7,480文字(およそ2ページ)以内が望ましい
  • 機密データが含まれていないこと

その他要件

  • 他にはない」文章でなければなりません(報告その他のパートへの言及ではなく、公的に利用可能な情報に対しての言及のみとなります)。
  • 自己のプロジェクト作業を例示・宣伝している図表写真をアップロードすることができます(画像としてのみ可、かつ第三者の権利を事前にクリアしたものである必要あり)
  • ウェブサイトのホームページには、EU国旗(電子バージョンをダウンロードしてください)と「ホライズン2020」という名称を含んでいる必要があります。

 

提出物

1、連続報告セクションにおいて、必要に応じてコメント付きにて助成合意書の附属書1(タイミングと条件を明示しているもの)で特定される各提出物についてのデータを提出してください。

2、定期報告書が提出される時に、予定されているすべての提出物が連続報告に記載されているかどうか調べ、下記事項に対してコメント欄に説明を登録する必要があります。

• 予定の提出物からの逸脱(例えば不足している提出物や遅れた提出物)
• 取り消しされたかまたは別のものと一緒にされた提出物

提出者は、連続報告のプロセスを確認することができます。

 

マイルストーン

マイルストーンが達成されたかどうかを特定します。達成されなかった場合は、推定値を入力してください。

各定期報告書に含まれるマイルストーン表は累積的なものです(プロジェクト開始時からのすべてのマイルストーンを示しています)。

 

倫理問題(該当する場合)

倫理問題表は、連続報告においてはもはや利用できません。2016年1月の変更時点では、プロジェクトが始まった後の期限の来た全ての倫理的要請は、助成合意書の提出物フォームに自動的に含まれます。これら倫理的な提出物は自動的に生成された「倫理要件」と呼ばれるワークパッケージに保存されます。提出物セクションを通じて、ご自身の倫理要件のフォローアップを報告してください。

 

重大な実施リスクと、リスク軽減方法

附属書1で特定されるあらゆるリスクの現状を評価し、必要に応じて、新しいリスク軽減策を明示してください。助成金の修正を行う必要なく、ここで新しいリスクを追加することができます。

予見されるリスク表には、附属書1で確認されるリスクを記載してください。この表は読み込み専用で、現状を記した表の参照用です。

予見できないリスクには、予見できないリスクと、リスク軽減策についての提案をここで入力してください。

リスク軽減に関する現状には、リスク軽減対策について報告してください。軽減策が適用されなかった場合、その理由を述べる必要があります。

 

成果物の普及と利用

科学的な出版物

すべての出版物には、成果がEUによる財務支援を受けて発生したという文章を含める必要があります(助成合意書第38.1.2条)

下記出版物について報告する必要があります。

  • 公的および個人的なプロジェクト参加者
  • コンソーシアム以外の公的/個人的な組織を持つ個人的/公的なプロジェクト参加者(プロジェクトに関連がある場合)
ヒント:
定期報告書雛形において明確にすることが出来ます。つまり、公共および民間のプロジェクト参加者、およびコンソーシアムの外の公共/民間団体からの共同出版物(資金提供されたプロジェクトに関連している限り)を報告するべきです。
下記のケースにおいてこの質問に対する答えは、「イエス」となります。

  • 公共および民間のプロジェクト参加者からの共同出版(例えば、公共センターと民間セクターの2人が出版物の作者の場合)
  • 公共セクターからの1人以上の参加者が作者であり、出版物にはプロジェクトの受益者ではない民間セクターの作者も含まれる出版物
  • 民間部門の1人以上の参加者が作者であり、出版物にはプロジェクトの受益者ではない公共部門の作者も含まれる出版物
  • 提出者は、連続報告のプロセスを確認することができます。

    査読を受けた出版物へのオープンアクセス

    成果に関するすべての査読を受けた出版物に対して、オープンアクセス(全てのユーザーのための自由なオンラインアクセス)を確保しなければなりません(助成合意書の第29.2条)。

      査読を受けた出版物とは
      他の学者によって評価された出版物のことです。査読を受けた最も重要な科学的出版物は学術論文であり、それらに対するオープンアクセスは、ホライズン2020では義務的なものです。加えて、いかに受益者が、その他種類の科学的出版物へのオープンアクセスを提供するように強く勧められようとも、研究論文、本、議事録および灰色文献(科学的発表者によってコントロールされない、非公式に出版された文書、例えば報告書)などは、場合によっては査読を受けません。

    対象物や出版物に最も適している保管庫に、査読を受けた出版物を自由に預けることができます(例えば、主題または組織の保管庫)。ただし、下記3つの方法のうちの1つにおいて、プロジェクトに関するすべての出版物を連続的に報告する必要があります。

    1. OpenAIRE
    OpenAIREを介したアクセス可能な出版物に関して、これらプロジェクトIDとリンクしている出版物への参照は、プロジェクトに関する参加者ポータルの報告セクションに自動的に表示されます。
    参照が、プロジェクトの範囲内で実行される業務と直接リンクされているかどうかを確認してください。その場合、関連するこれらの出版物にチェックを付けると、報告書が生成される際に出版物の表に含まれることになります。
      OpenAIRE
      OpenAIREは既存の保管場所をリンク・連結させます。このように、OpenAIREは技術的に相互運用可能であるすべての保管場所に保存された出版物へのアクセスを提供します(「OpenAIRE準拠」)。
    2. DOI
    OpenAIREを介して登録されない出版物については、デジタルオブジェクト識別子(DOI)を入力しなければなりません。表中の全てのその他欄には、その時点で自動的に記入されます。
      DOI-デジタルオブジェクト識別子
      出版されたバージョンの全文や概要(論説が有料閲覧方式である場合)に対する永続的のあるリンク、または出版物として受け入れられた最終原稿(保管場所内の論説へのリンク)に対する永続的なリンクにすべき永続的な識別子。
    3. OpenAIREでもDOIでもない
    全ての参照データを手動で入力する必要があります。

    DOI

    下記のような多くのその他の質問に答える必要があります。

    査読
    出版物が査読される場合、または「出版物の表題』」介していない場合、システムで調べることができます(査読された欄は、その時点で自動的に「はい」または「いいえ」と記入されます)。システムがエラーにより、出版物が査読されていないと回答してきた場合、査読に関し「はい」というチェックボックスにレ点を付けることによって回答を変更することができます。
    オープンアクセス
    オープンアクセスに関し、3つのオプションがあります(グリーンオープンアクセス~制限期間後にアクセスが与えられる、ゴールドオープンアクセス~有料のオープンアクセス(処理手数料あり)、またはオープンアクセスなし)。
        ○「はい」、「グリーンオープンアクセス」(もしあれば、制限の長さを指定します)
        ○「はい」、「ゴールドオープンアクセス」(もしあれば、ユーロでの処理手数料の金額を指定します)
        ○「いいえ」

     

    普及・コミュニケーション活動

    直接的にプロジェクトとリンクしている活動と、対象とする読者タイプのみを記載します。

     

    プロジェクトから生じる知的財産権

    特許、商標、登録意匠、実用新案権などに対する出願はここで記載してください。

    各々に対して、最低1つの固有識別子を指定してください(例えば欧州特許出願参照)。

    1つのIPRは、いくつかのIP組織と識別子、出願者を有することができます。同じIP(例えば同一の発明)をカバーしている異なる事務所への複数の出願に関して、1つの事務所だけを明示する必要があります。

    欧州特許庁(EPO)に出願を提出した場合、当該出願のみを言及する必要があります。そうでない場合には、最初の出願のみを言及してください。同じ原則が、保護を与えられた出版番号に対して適用されます。

    [下記の表は累積的であり、プロジェクトの最初から終了後までのすべての出願を示しています。]

     

    技術革新

    報告書に関して用語が意味するもの
    技術革新 新しいもしくは大幅に改良された以下のものを会社内または市場内に導入すること
    • 製品(商品またはサービス)
    • プロセス
    • 販売方法
    • 組織的方法(商習慣、職場組織または対外関係)
    技術革新の必要条件は、製品、プロセス、販売方法または組織的方法が、会社にとり新しい(もしくは大幅に改良された)ものであることとなります。
    試作品・テスト作業 科学的な技術の実現可能性の証明:
    実用に近い操作環境において、新しい製品とプロセスの技術的実現可能性を確認/検証する技術革新作業の成果。
    • 新しい製品とプロセスに関する試作および実証
    • ユーザーによるテスト/実験の結果
    • 製造の際の試作および実証プラント
    • 新技術が如何に供給に影響し、既存サービスの大幅な改良が実行されるかという内容のサービスの試用とテスト
    臨床試験 新薬、ワクチンまたは処置が安全であり且つ有効であり、市場導入が可能であることを確実にするためのヒトを対象としたボランティアへの体系的なテスト。
    製品 市場、または会社/組織の職務に導入される商品やサービスは、その能力有用性構成要素またはサブシステムにおいて新しいか大幅に改良されています。
    商品には、パッケージ化されたソフトウェア/音楽/映像とダウンロード可能なソフトウェア/音楽/映像が含まれます。
    工程 組織内で行われた製造工程、流通方法または支援活動。
    方法 組織的方法、または商習慣/組織の習慣におけるマーケティング概念/戦略を参照します(知識管理を含みます)。
    組織的方法
      ご自身の企業/組織によって既に使用されていない職場組織または対外関係をカバー
    マーケティング方法
      以前に使用されたことのない製品デザインや包装、商品配置、製品販売促進または価格設定の大幅な変更

     

    中小企業への影響

    中小企業(SME)参加者と行う全てのプロジェクトは、各定期報告書に下記情報を含める必要があります。

    • (i)プロジェクト開始時(またはプロジェクト開始前の直近の会計期間)、および(ii)直近の会計期間の会社の売上高
    • (i)プロジェクト開始時(またはプロジェクト開始から直近の会計期間)、および(ii)直近の会計期間の従業員数

    SMEインスツルメントプロジェクト(アクションの種類)の受益者は、次の3年間の予想される売上高と雇用数も提供する必要があります(複数の受益者のプロジェクトについては、コーディネータは、全プロジェクトのコンソーシアムについての数字を提供しなければなりません)。

     

    公開研究データ

    オープンリサーチデータ・パイロットに参加しているすべてのプロジェクトは、データ管理計画(DMP)を使用する必要があります。 その他のプロジェクトは、計画された研究に関連する場合、計画を提出するように要求されますが、義務ではありません。

    データのセットが下記の場合、

    • 自由にアクセス可能/再使用可能 -デジタルオブジェクト識別子(DOI)を提供(該当する場合)
    • 出版物と関連している -出版物のDOIを提供

    アクセス可能とは、誰でも無料でインターネットでアクセスできるという、オープンアクセスを意味します。データへのオープンアクセスがすでに確立されている場合、または、制限期間後に確立される場合、アクセス制限はございません。

    再使用可能性には、2つの側面があります。

    • 技術的-使用される技術基準は互換性がある
    • 合法的-他のユーザーがデータセットを使用するために必要な権限が設定されている

     

    性別

    「プロジェクトにおける研究開発参加者の性別」

    性別に関する質問はここを参照してください。MSCアクションについては、全ての表が自動的に記入されます。

    研究開発参加者での性別 -参加者とは、EUプロジェクト積極的に参加し、EUプロジェクトから支払いを受ける人々を意味します。

    プロジェクトにおける性別の特徴-この概念は、生物学的特性および調査方針、プログラム、プロジェクトの開発における女性と男性両方の社会的/文化的な要因に関する、さまざまな要素のグループ分けを行います。

     

    社会と共にある、社会のための科学

    「社会を伴う科学と社会のための科学」(SWAFS)に基づくプロジェクトに対してのみ

    プロジェクトが定期報告書表に詳述される特定方法のいずれかで制度的変化に寄与する場合、チェックボックスにレ点を付けてください。自身のパートナー・機関、広範囲にわたる科学的かつ利害を共有する団体、市民社会、プロジェクトの目標との間でプロジェクトを進めることができる制度的変化の重要な参考例を見ることができます。より多くの詳細が必要な場合は、報告書のパートBで部分的に行ってください。

    制度的変化の定義:
    プロジェクトはアクションを引き受け、科学と社会のより緊密な連携と、市民の期待に対するより大きな反応を促進する成果を生み出すことが出来ます。例えば、科学教育を広めること、男女平等問題に取り組むこと、高い倫理基準を育むこと、複数のアクションを行う人々(すなわち:市民および市民社会組織、工業、政策立案者および公共企業体)と携わることによって成果を生み出すことが可能になります。これらのアクションは、調査・技術革新に関する管理方法の変更に寄与し、管理方法をより社会に近づけるため「制度的変化」として定義されます。
    プロジェクトは、例えばCSR、倫理委員会、または機関内での性別行動計画の実施等、自身の機関のための明確な目標を持つことによって、直接的に制度的変化に寄与することができます。プロジェクトは、間接的に寄与することもできます。例えば、行動規範の策定は、国やEUの研究機関の研究慣行の変化、イノベーションに関する新しく責任ある道を開く、「デザインによるプライバシー」などのゲームチェンジャーとなるコンセプトの開発と実施を促進する手段となり得ます。また、プロジェクトは研究ではない方々との連携(オープンサイエンス、市民科学、学際的科学を通して)のような、研究慣行における変化、研究機関が運営する方法の変化を促進する可能性があります。

     

    エネルギー

    社会的課題3での「安全かつクリーンで効率的なエネルギー」に基づくプロジェクトに対してのみ

    該当する場合、コーディネータは識別インジケーターに関するデータを提供する必要があります。システムでは、表のリクエストは2番目の列に記載のあるプロジェクトに対してのみ表示されます(この列は、紙のひな形でのみ表示されます)。

     

    インフラ

    「インフラ」に基づくプロジェクトに対してのみ

    下記の件について報告してください

    • EUの支援を通じた研究インフラに国境を越えてアクセスできる研究者
    • ヨーロッパ内、そしてEU支援の外にいる全ての研究者が利用可能な研究インフラと、設置と報告期間それぞれに対する国境を越えたアクセス規定の概要
    • EUの支援を通じて電子インフラにアクセスできる研究者

    ※既に利用可能なデータを有する列は、自動的に事前に記入されます。対応する列である「RP(報告期間)xで提供されるアクセス」にのみ記入する必要があります。

     

    パートB(レポートコア)

    受益者は説明部分に寄与することができ、助成金管理システムからパートBテンプレートのWordバージョンをダウンロードし、文書を作成した上で、「レポートコア」タブのpdf文書としてアップロードすることができます。

    ワークパッケージ毎のページ制限はありませんが、報告は簡潔で分かりやすいものでなければなりません。テキストの複製は避けてください。

    1、業務の説明と進捗の概要

    ワークパッケージ毎に作業を詳しく説明し、目標(成果物とマイルストーンの要約を含む)に対するプロジェクト結果の概要と利用可能な結果の要約(どのように利用でき、利用されるかの説明付き)を提供してください。

    EUの助成金を受け取り、ホライズン2020に関連しない非EU諸国で主に発生した成果を活用する場合、助成金がどのようにヨーロッパの総合的な競争力に利益をもたらすかを示してください。

    該当する場合

    2、利用法の更新と普及計画

    附属書1に記載されている計画(アクションの説明-DOA)が更新される必要があるかどうかを述べ、詳細を伝えてください。

    3、データ管理計画の更新

    附属書1の計画(DOA)が更新される必要があるかどうかを述べ、詳細を伝えてください。

    4、前回のレビューからの推奨事項とコメントのフォローアップ

    以前のレビューからの推奨事項とコメントのリストを含め、それぞれに行った行動を説明してください。

    5、附属書1(DoA)からの逸脱

    逸脱の理由とその結果、そして是正措置を説明してください。

    5.1タスク
    十分に実施されていないタスク、十分に達成されていない、および/または、予定通りでないきわめて重大な目的について説明してください。また、他のタスクと予定表に関する利用可能なリソースの影響も説明してください。

    5.2リソースの使用
    実際のものと計画されたものとの間のリソース使用の違い(附属書1)、特にワークパッケージあたりの人月についての違いを説明してください。

    5.2.1予想外の外注
    例外的に、欧州委員会は助成合意書を正式に修正することなく、附属書1と附属書2に含まれない外注に関する費用を承認する可能性があります(助成合意書第13.1条)。仮に下記の状況を説明し、十分な根拠を示す場合、

    • 外注先が行うタスクを記載してください
    • なぜ外注を使用する必要があったかを説明し、プロジェクトの具体的な特徴を考慮に入れてください
    • 外注先が、最低価格ではないにしても、支払った金額に対し最高の価値を提供し、利害の対立を回避するものとして選ばれたことを確認してください。

    5.2.2支払いに対する第三者からの現物出資の予期せぬ使用もしくは無償使用
    例外的に、欧州委員会は助成合意書GAを正式に修正することなく、附属書1と附属書2に含まれない現物出資に関する費用を承認する可能性があります。仮に下記の状況を説明し、十分な根拠を示す場合、

    • 第三者を特定してください
    • 有償または無償で第三者が利用できるリソースを記述してください
    • 作業を実行するために当該リソースをなぜ使用する必要があるかを説明してください

     

    財務報告書

    財務諸表は、(財務諸表作成下で)助成金管理システムにおいて構造化された形式で記入することができます。

    個別財務諸表

    受益者と、関連する第三者は、定期報告書の一部として、個々の財務諸表を記入して欧州委員会に提出しなければならない。個々の財務諸表は、システムによって自動的に連結財務諸表に組み込まれます。

    ※報告を怠った場合、当該報告期間に関して費用は「ゼロ」とみなされます(ただし、次の報告期間に申告することができます)。


    定期報告テンプレートには、適格費用、EU助成金などのすべての詳細、および財務諸表のサンプルを含む、助成合意書の附属書4にある個々の財務諸表のテンプレートがあります。

    リソース使用説明と財務諸表

    どのようにリソースが本期間中に使用されたかについて、財務諸表で説明してください。申告した各費用について、リソース使用の表示/編集をクリックして、正当な理由を求めるプロンプトが表示されます。

    A.直接人件費、a)~c)列

    • 直接人件費を、a)実費としてまたはb)単価(平均費用)として申告してください。
    • 中小企業オーナー、もしくは給料を受け取っていない個人/単価に基づき払い戻しを受けた個人である場合、A.4(c)列に人件費を申告してください。
    • ワークパッケージごとの人月間のデータのみを提供する必要があります(提出物毎ではありません)。
    • この段階では、名前、経験レベルなどの詳細を提供する必要はありません(ただし、後でお尋ねすることがあります)。
    • 第三者からの現物寄付の使用
      関連する人件費を報告する必要がある場合、システムが、費用、第三者の氏名および種類、および附属書1で計画された費用かどうかをユーザーに促します。
      費用が計画されていない場合は、より多くの説明が求められます。

    B.外注直接費費、d)列

    • このポップアップでは、期間中の総直接費用を、助成合意書(附属書1)(技術報告書第1.2項 に加えて)に示されていない予期しない外注の下で、個々の外注先の費用に分けてください。

    A+D(関連する第三者ではない)第三者の直接費、a)~d)列

    • 費用の種類に応じて人件費および/またはその他直接費の列に現れるポップアップ中における、第三者からの現物出資に関する直接費を申告してください。
    • 予期せぬ現物出資を、有償または無償のいずれかで使用し、技術報告書(par.1.2)に記載する場合は、ここでそのリソースの費用を指定する必要があります。

    C.財政支援提供に関する直接費、(e)列ポップアップ

    これは「カスケード助成金」と賞金(第15条、助成合意書)に関係します。ここで第三者を申告してください。

    D.その他直接費、f)列

    f9列(第10条、助成合意書)において商品、作業またはサービスを提供するための第三者との契約に関連する詳細な費用が必要です。

    • 「その他直接費」に基づき申告された費用が人件費と同等もしくは人件費の15%以下であれば、この報告期間に請求していることになるので、説明をする必要はありません(ただし、監査を受ける場合は、適格であると申告した費用に関して、保有しているすべての証明書を保管しておく必要があります)。
    • 「その他直接費」に基づき申告される費用が、これらの人件費の15%より高い場合、f)列のポップアップで提供される表中の他の主要な直接費の項目(これは、内部会計慣行に従った勘定書で申告された費用を意味します)について説明する必要があります
      人件費の15%未満を合計する項目とは別の全ての項目を説明する必要があります。最も高い価値の費用項目から開始してください。

     

    他の直接経費明細を報告する場合は、下記情報を提供する必要があります。

    • DoAで示される場合 – DOAの単純な参照
    • DoAで示されていない場合-項目毎の費用/金額、項目の説明、項目の性質(移動、器材、他の商品とサービス)、ワークパッケージ、プロジェクト関連/説明

    人件費:100,000ユーロ
    その他直接費:35,000ユーロ
    この場合、その他直接費は人件費の35%を占めるため、人件費の20%を占める金額である20,000ユーロを正当化する必要があります。
    35,000ユーロが、勘定に記録された項目の合計(例えば8,500ユーロ + 7,500ユーロ + 6,500ユーロ + 5,500ユーロ + 4,000ユーロ + 3 x 1,000ユーロ)である場合…
    8,500ユーロ、7,500ユーロ、6,500ユーロの項目を列挙し、正当化する必要があります。
    残額(合計12,500ユーロ)は、人件費の15%未満であるため、詳細は不要です。

    F.特定費用、i)列

    ここで表示される個々の特定費用をポップアップで報告してください。
    例えば 建物のエネルギー効率測定費用、研究インフラへの多国籍アクセスの費用、臨床研究費用などです。

    追加情報、o)列

    間接費を算出するために、合計適格費用から取り除く必要のある異なる第三者費用を、再度申告することができます(例えば、第三者からの現物出資費用であるが、自己の建物で使用されないもののみ)。詳細は適格費用と不適格費用を参照。

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