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報告・支払要請

助成合意書(GA)の第20条に基づき、コーディネーターは、支払い要請を含む、技術的および財務的な報告書を欧州委員会に提出しなければなりません。具体的には下記の通りです。

  • 各報告期間の終了後60日以内に定期報告書(技術的報告と財務的報告の両方)(最終報告書を含む)
  • プロジェクト(アクション)終了時での最終報告書

最終報告書には期間全体にわたるプロジェクトの結果概要が必要である一方、最後報告期間の定期報告書は最終期間のみを含みます。

定期報告書

構造

報告書は定期的な技術・財政報告書からなります。

1、技術報告書(2つのパート)

  • パートAは、助成金管理システムからの下記事項を含む表となっています。
        o表紙
        o発行可能な概要
        oプロジェクト実施に関する事項を含むウェブベースの表
        (例えばワークパッケージ、提出物およびマイルストーンなど)
        o特にホライズン2020主要業績評価指標とモニタリング要件に対して評価される、経済的影響と
          社会的影響に関するアンケートの答え。
  • パートBは、下記事項と共に1つのPDF文書として助成金管理ツールにアップロードする必要のある報告の中心部分です。
        o報告期間中に、すべての受益者と、関連する第三者によって実行される業務の説明
        oプロジェクト目的に対する進展の概要(附属書Iに基づき予想される業務と実際に遂行される業務との間の相違を明らかにできるもの)。

2、財務報告書
  下記項目を含む、助成金管理システムからの形式により構成されます。

  • 各受益者(および関連する第三者)に関する個々の財務上の書類(助成合意書の附属書4)
  • 関係する報告期間に、各受益者によるリソース使用の説明、および下請けと第三者により提供される現物出資に関する情報
  • 臨時支払い要請を含む、定期的に要約した財務書類。

定期報告書提出のプロセス

継続的な報告定期報告書の準備パートナーの報告書を承認欧州委員会に報告書を提出欧州委員会による受理・却下臨時支払い

継続的な報告
受益者は定期報告書で述べられている情報を含んだプロジェクトが提出されるとすぐに、継続的な報告機能を使用することができます。この機能には下記事項が含まれます。

  • 提出物
  • マイルストーン達成の進展
  • 発行可能な概要のアップデート
  • 重大なリスク、倫理問題、発酵、コミュニケーション活動、IPRsに対する回答
  • プロジェクトの経済的影響と社会的影響についてのアンケート回答

コーディネータと受益者が助成金管理システムで定期報告書の作成を完了した際に、全ての情報が技術報告書パートAを作成するために自動的に編集されます。

※技術報告(両方のパート)は、公式に提出される前に、コーディネーターによって最初に「審査のためにロックされます」。ロックされる前に、継続報告モジュール内の情報が最新であることを確認してください。これ以降に行う登録は、本報告には含まれません。
定期報告書の準備
一旦各報告期間の終了時点で定期報告機能が起動すると、助成金管理システムで次の報告作成を開始できます。

参加者ポータル → 私のプロジェクト → MPアクションボタン(MP =プロジェクトの管理)

システムにより、財務書類と技術報告に必要な情報が表示されます。

  • 財務報告書を完成させる
    全ての受益者(コーディネーターを含む)は、自らの財務報告書を作成・電子署名の上、コーディネーターに提出する必要があります。

    報告書を作成するユーザー:研究者(PaCo)、プロジェクトの財務上の署名者、タスクマネージャー。
    報告書に電子署名し、提出するユーザー:プロジェクトの財務上の署名者(PFSIGN)のみ。組織内でプロジェクトに対しFSIGNユーザーを割り当てたかを確認してください。PFSIGNの割り当て方法についてはこちらを参照ください。
  • 技術パートを完成させる
    パートA

    各受益者は連続報告モジュールにて継続的に表を更新する必要があります。表中の情報はパートA作成のために自動的に編集されます。
    パートB
    助成金管理ツール以外に、ひな形を使用して技術パートを作成する必要があります。
    作成が終了した場合、報告書を1つのPDFファイルとして保存して、助成金管理システムにアップロードします (技術報告寄稿セクション-「報告コア」タブ)。
    パートBは、コーディネーターのみならず全ての受益者がアップロード可能です。パートBに変更が必要な場合、現在のPDFファイルを削除の上、新しいファイルをアップロードする必要があります。

    両パートの提出準備ができた際に、コーディネーターの連絡担当者が「受諾と含有」をクリックすると、技術パートが完成します。
パートナーの報告書を承認
コーディネーター
定期報告書を審査し、明確に承認しなければなりません。必要に応じて、更なる変更のためにパートナーに財務書類を送り返すか、もしくは更なる変更のために報告の技術パートのロックを解除することができます。

コーディネーター連絡担当者
提出前に、パートナーの財務書類を含める必要があります。

不足している書類

特定のパートナーからの財務書類がない状態で報告提出を決定する場合もあります(例えば、受益者が時間通りに個別財務報告を提出することができない場合)。

この場合コーディネーターは、特定のパートナーが当該事実を知っており、これらの費用は現在の臨時の支払いに対して考慮されないことを確認するよう要求されます。その受益者の費用は、今期の報告期間は「ゼロ」とみなされます。ただし、特定のパートナーが次期財務報告書(次の報告期間)にその費用を申告することはできます。

欧州委員会へ報告書を提出
コーディネーター
一度で、報告書の全てのパートを提出します。

  • 全ての個別財務報告書
  • 技術パートにおけるパートB

EUへ送信」ボタンをクリックすることで提出できます。

システムが残りの部分を実行します。(システムがリソース使用説明、および支払い要請を含む定期的な要約財務書類と共に、報告書を自動的に生成します。)

欧州委員会による受理・却下
欧州委員会は下記事項を行います。

  • 報告書を受理し、臨時支払い準備を開始します。
  • 報告書の変更を要請します。これは、上記で述べたプロセスが再び始まることを意味しています。
臨時支払い
欧州委員会が該当期間に宣言された適格費用を承認する際、欧州委員会は報告を受け取ってから90日以内にコーディネーターのために臨時の金額を支払います(助成合意書の第20.3条、第47条または第48条が適用される場合を除く)。

事前助成と臨時支払いの合計金額は、助成合意書の第5.1条に定められる最大助成金額の90%を超えてはなりません。

最終報告書

最後報告期間では、コーディネーターは期間終了から60日以内に、2つの報告書を提出する必要があります。

  • 最終定期報告書
  • 最終報告書(全体の期間にわたるプロジェクト結果概要報告)

最終報告書は下記2つのパートから構成され、これらは助成金管理システムで完成される必要があります(文書をアップロードする必要はありません)。

  • 最終技術報告とは
    全プロジェクトについての発行可能な概要結果の概要、その利用と普及、およびプロジェクトについての結論とその社会経済的影響
  • 最終財務報告書とは
    最終概要財務報告書は、システムによって自動的に作成され、残高支払い要求に対応します。
    場合によっては(325,000ユーロ以上の合計拠出分を要請している受益者/関連する第三者に関しては)、報告書には財務書類に関する証明書を必要とします(受益者/関連する第三者毎に1通の証明書)。
関連文書
  • 定期報告書雛形(RIA、IA、CSA、SME、MCSA)
  • 定期・財務報告書雛形(ERA-NET共同公募、PCP、PPI)
  • 下記トピックの詳細については、ホライズン2020注釈付きモデル助成合意書の関連条文を参照ください。
        o報告・支払い要請(第20条
        o提出物(第19条
        o償還率と費用の種類(第5条
        o適格・非適格費用(第6条
  • モデル助成合意書
  • 関連リンク
  • ホライズン2020オンラインマニュアル「役割およびアクセス権」
  • 修正と報告準備方法についてのホライズン2020コーディネーターズデイ
    コーディネーターに対する欧州委員会主催の最新情報セッション:
        o参加者の保証基金(2:22:18時点からの動画プレゼンテーション
        o報告と支払い ~ 法的根拠(4:19:36時点からの動画プレゼンテーション
        o報告と支払い ~ ビジネスプロセスとITツール(4:40:40時点からの動画プレゼンテーション
        oモデル助成合意書/財務事項:一般的エラーの防止(5:45:25時点からの動画プレゼンテーション
        プレゼンテーション付きの全ての議題を確認する場合はこちらをご確認ください。
  • ITガイド」中にある助成金管理ツールの詳細な説明
  • ホライズン2020助成金フローチャートポスター
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