LEARの指名

受益者登録画面にて、組織認証と並行して、その法定代理人(例えば、通常、会社のCEO、大学の総長(President)、研究所の事務総長や機構の機構長等)は所属組織の規則に従い、LEAR(Legal Entity Representative Representative)を指名しなければなりません。 LEARの役割は組織の中央管理部署の職員によって登録申請が行われ、欧州委員会によって認証された後は以下の権限を与えられます。

  • 組織についての法的・財務的情報を管理
  • 組織内において(プロジェクトレベルではなく)職員のアクセス権を管理
  • 参加者ポータルを介して電子的に助成契約書もしくは財務文書に署名者を指名する

LEARの権利または責任についての更なる詳細は、「役割およびアクセス権」のページに解説がございます。

LEARの指定方法

法人登録認証(Validation of Organisation)は、LEAR認証(LEAR Appointment)を行う前に必要となることにご注意ください。※法人登録認証を行わずLEARの登録認証のみ先に行う事はできません。

LEARとして活動する組織内の人物、また、そのLEARを指名する権利を持った法人代表者を特定する
参加者ポータルで組織を最初に登録した者「仮登録者(Self-Registrant)」は、組織認証(Validation of Organisation)と並行して、LEARの指名をすることができます。その後欧州委員会からメールが届きますが、その際に「仮登録者(Self-Registrant)」は、受益者登録画面にて名前を入力できます。またLEAR情報やLEARを指名した法律上の代表者にアクセスすることができます。この操作は、「My Organization」メニューに行き、法人名の横にある「Action」というプルダウンオプションからModify Organizationをクリックしてください。
  仮登録者(Self-Registrant)画面にて、新規登録されるLEARと、任命者である法律上の代表者の氏名・連絡先情報を入力すると、手書きで署名が必要な書類が作成されます。
  • LEAR指名レター、LEAR役割および職務(単独書類として生成される)
  • 参加者ポータル電子交換システムの使用諸条件に対する同意宣言

システムはLEARのEメールアドレスにリンクしたEUログインアカウントの有無、姓名、仮登録者の不一致がないかを自動的に確認します。もしLEARのEメールアドレスにリンクしたEUログインアカウントがまだ無い場合、システムによってアカウントが作成され、LEARには通知メールを介してEUログインアカウント作成を終了させるようリクエストが届きます(LEAR指名プロセスは、この作業が終わるまでブロックされます)。

下記の業務を行う法律上の代表者を確保
  • システムによって作成されたLEAR指名レターおよびLEAR役割と職務文書に署名、押印する。
  • 参加者ポータルの使用諸条件を読む。
  • 諸条件に対する同意宣言に署名を行う。
受益者登録画面にて下記書類をスキャンしたものをアップロードする
1、LEAR指名レターおよびLEARの役割と職務文書(法律上の代表者やLEARによって署名、押印されたもの)
2、参加者ポータルでの使用諸条件に対する同意宣言文書(法律上の代表者により署名、押印されたもの)
3、法律上の代表者、および指定代表者(LEAR)の写真および署名付き身分証明(IDカード、旅券)写し
4、LEARを指名している法律上の代表者が公的な権限を与えられていることを証明する文書
  (下記両方の条件が満たされていること)
    ○任命者が組織の法律上の代表者として、組織内での役割/機能を明示
    ○特定の役割/機能を果たす個人として、特定の者(個人データを示すことによって)を確認し指名
ヒント
アップロードしたすべての文書の原本を保管しておくことを忘れないでください。そうすれば、EUの管理、監査等が必要となるプロジェクトに参加する場合、もしくは事後チェックが必要となった場合に利用できるようになります。Funding and Tenders Portalは現在、すべてのEU助成金および入札のための単一のEU組織登録データとして構築されているので、登録情報は現在と将来のEU助成金および入札に有効です。したがって、原本を恒久的に保管する必要があります。個々の助成契約/契約書(プロジェクト終了後2/3/5年)の文書保持規則は適用されません。したがって、破産、買収、または運営権変更の場合にも、原本を捨てずに、保管しておいてください。原本が見つからない場合、重大な問題につながる可能性があります(「参加者ポータルの利用規約」を参照)。
上記の書類を受領し、対応するPICが有効になった後(=起動作業を行った後)、欧州委員会の認証サービス(Validation Service)がFunding and tenders PortalにおいてLEARの任命も認証します。
下記項目を利用して、LEARのオンラインユーザアカウントを開始してください
  • LEARが電子メールで受け取る開始指示
  • 郵便もしくはSMS(LEARの指名レタ―に携帯番号の記載がある場合はSMS、ない場合は郵送)でLEARに送られるアカウントのアクティベーション用PINコード
ヒント
LEAR指名に関し問題が起きた場合には、仮登録者/現行のLEAR登録を行っているアカウントのModify Organization ボタンをクリックしメッセージ発信サービスを通じて欧州委員会の認証サービス(Validation Service)へ連絡してください。

LEAR(指名された代表者)のための追加タスク

ホライズン2020プログラムの下では、LEAR(法人の代表アカウント管理者)は、助成契約に組織を代表して署名できる者(LSIGN=Legal Signatory)を明確にする責任があります。

これは、LEARが既にFP7プログラム(2007年-2013年)の下で、組織に関する法律的および財務的な情報を更新し、財務上の書類署名者(FSIGN)の役割を割り当てるなどの責任があることの追加事項となるものです。

『LEARの新しいタスク』については下記の動画をご参照ください。

LSINGの役割を指名するLEARの新しいタスクは、新しい電子的助成契約署名と管理手続に準拠していることが必須となります。

LEARのデータを変更する

  • 既に認証済みのLEARを変更する必要がある場合、当該組織は、上記のLEARを指定する方法に従って、新しいLEARを指定することができます。LEARを変更するために特別な代替手順はありません。
  • ご自身がLEARであり、ご自身のメールアドレスが変更となった場合、Modify Organizationボタンをクリックしメッセージ機能を通じて認証サービスに通知してください。その後に電子メールアドレスが更新されます。新しい電子メールアドレスに対し、新たにEUログインアカウントが作られるため、古いアカウントは一度アクセス不可となることに留意してください(アクティベーションのためのPINコードが送られてきますので再度新しいメールアドレス=IDでアカウントを起動させる必要があります)。

組織のLEARに連絡を取る方法

参加方法メニュー内にある受益者登録へ行き、組織検索機能を利用してください。検索するとCO(組織に連絡)ボタンが表示されます。ボタンをクリックすると、連絡窓口フォームが開きます。そのフォームから、LEARの連絡の詳細を開示せずに(個人データ保護の理由で)、LEAR(およびアカウント管理人)にメッセージを送付することができます。LEARは直接連絡することができます。

「My Area」の中にある「My Organisations」ページ上でご自身のEUログインアカウントにログインした後、EUログインアカウントがリンクされている各組織用の利用可能なContact Organization(組織に連絡)ボタンをクリックすることで、ご自身の組織のLEARに連絡することができます。

受益者登録画面でLEARができること

認証された場合の、LEARの権利と義務は下記の通り。
・認証情報が最新の状態にする ・更新された情報を提供し、組織に関する関連文書を提供する
・組織の法律および財務データに関連するすべての文書を表示およびダウンロードできる
・他の同僚に「アカウント管理者(AccAd)」の権利を割り当てることができます(同じLEARの能力を持ちますが、さらに他の同僚に委任する権利はありません)
・組織内のユーザーに「法律上の署名者」(LSIGN)と「財政上の署名者」(FSIGN)の役割を割り当て、これらのリストを常に最新の状態に保つことができる
・組織が関与しているすべてのプロジェクトと提案、およびその従業員がプロジェクトの中での役割について概観する
・ヘルプデスクを介して間接的に役割配分についての不正確な情報を訂正できる

更なる詳細については、「役割およびアクセス権」をご参照ください。

関連するWebページ

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